― Par Pauline Kerr, journaliste à l’Initiative de journalisme local

L’ombudsman (médiateur) de l’Ontario, Paul Dubé, a publié ses conclusions concernant les réunions publiques de la Commission de l’aéroport municipal de Saugeen (SMAC).

Essentiellement, l’ombudsman a convenu que la pandémie de COVID-19 pouvait avoir modifié la façon dont les organismes tiennent désormais leurs réunions, mais cela n’exempte pas la SMAC de ses responsabilités en vertu de la Loi de 2001 sur les municipalités de l’Ontario relativement à l’annonce d’avis publics de la tenue des réunions (y compris les réunions virtuelles) afin que le public puisse assister aux rencontres, à l’exception des points demandant un traitement à huis clos (en accord avec la législation).

Dans son rapport, l’ombudsman déclare : « je reconnais que les municipalités et les conseils locaux ont été confrontés à des défis sans précédent pour exploiter leurs activités pendant la pandémie, dont assurément celui de tenir des réunions en mode virtuel à l’aide de nouvelles technologies. Cependant, comme mon bureau en a fait mention dans de précédents rapports d’enquête sur les réunions à huis clos, l’obligation de tenir des réunions ouvertes au public n’est pas exemptée en cas d’urgence ».

M. Dubé a recommandé que la SMAC adopte un règlement de procédure régissant ses réunions et prévoyant la publication d’un avis public avant la tenue de celles-ci, et qu’elle s’assure que le public puisse assister à toutes les parties publiques des réunions.

La plainte déposée auprès de l’ombudsman alléguait que la SMAC avait enfreint les règles des réunions publiques en « ne fournissant pas d’avis public annonçant ses réunions virtuelles, y compris des instructions sur la façon d’y accéder… et en ne s’assurant pas que les membres du public puissent rejoindre une réunion après la levée des parties à huis clos ».

L’ombudsman a conclu que la commission – qui s’avère un « conseil local » – avait enfreint la Loi sur les municipalités en « tenant des réunions sans fournir un avis public préalable et sans adopter un règlement de procédure régissant ses réunions. La commission a également enfreint la Loi sur les municipalités en omettant d’informer adéquatement les membres du public sur la façon de demander une réadmission à la réunion après une séance à huis clos ».

Au cours de l’enquête, le bureau de l’ombudsman a déterminé que la commission avait tenu un certain nombre de réunions en visioconférence pour lesquelles aucun avis de tenue ni aucun avis de connexion n’avaient été fournis au public. La commission a tenu une réunion le 13 janvier 2021, laquelle était initialement prévue le 20 janvier 2021, sans émettre d’avis de changement. Avant la période COVID, la SMAC tenait ses réunions en personne le troisième mercredi de chaque mois. Le public pouvait y assister et les avis de réunion étaient affichés à l’avance.

Le rapport mentionne que « le président (de la SMAC) a expliqué que même si l’intention de la commission était de publier des avis de réunion sur son site Internet ou sur Facebook, cela n’a pas toujours été possible en raison du manque de personnel à temps plein et de la charge de travail des commissaires affairés à un certain nombre de dossiers urgents ».

Le rapport indique également que le président n’a pas été en mesure de confirmer si un avis avait été publié pour six réunions, dont deux réunions extraordinaires.

L’ombudsman a reconnu que l’intention de la SMAC « n’avait pas été d’exclure le public » et l’a félicitée pour ses efforts visant à « accroître la transparence » en modifiant son processus d’avis public et en adoptant un moyen pour s’assurer que les membres du public pourraient assister aux parties publiques d’une réunion à la suite d’une séance à huis clos.

Le rapport de l’ombudsman souligne que son bureau avait reçu l’entière coopération de la SMAC au cours de son enquête.

(Photo: Pauline Kerr)